Documento digital ou impresso: qual é mais seguro?

Com o avanço da tecnologia, a gestão de documentos desempenha um papel fundamental na organização e eficiência das operações empresariais. Mas com isso, surge uma dúvida crucial: documento digital ou impresso, qual é mais seguro para a Organização?

A verdade é que ambas as opções possuem vantagens e desafios próprios, o que dependendo da cultura organizacional e do processo envolvido pode dificultar a tomada de decisão. Por isso, neste artigo, analisaremos as características e benefícios de cada um dos formatos, a fim de ajudar você a decidir qual adotar na sua empresa. Vamos nessa?

O que são documentos digitais?

Um documento digital pode ser definido como um documento eletrônico codificado em dígitos binários, permitindo seu acesso e manipulação por meio de sistemas computacionais. Essa codificação é o que possibilita a representação e o processamento dos documentos por dispositivos eletrônicos, como computadores, tablets e smartphones.

Já os documentos natos digitais são criados diretamente em formato digital, sem passar por um processo de conversão de mídia física para eletrônica. Eles são elaborados por meio de aplicativos e softwares específicos, como processadores de texto, planilhas eletrônicas ou programas de apresentação.

Por exemplo, um documento de texto criado no Microsoft Word ou um arquivo de planilha do Excel são exemplos básicos de documentos natos digitais.

Quais são os benefícios de manter os documentos online?

Os documentos digitais oferecem uma série de benefícios que podem transformar a maneira que as empresas gerenciam suas informações.

Um dos principais benefícios é a facilidade de armazenamento. Para exemplificar, considere que você é responsável por uma empresa de médio porte que lida com um grande volume de documentos, desde contratos e relatórios até recibos e faturas.

Manter esses documentos em formato físico demandaria uma quantidade significativa de espaço físico, além de tornar a busca e organização desses arquivos uma tarefa mais demorada e propensa a erros.

Ao optar por documentos digitais, você poderia armazenar todos esses arquivos em um servidor na empresa ou na nuvem, liberando espaço físico valioso em seu escritório e facilitando o acesso rápido e preciso aos documentos quando necessário.

Outro benefício dos documentos digitais é o acesso remoto. Suponhamos que você viaje muito a negócios e, durante uma reunião importante, surge a necessidade de acessar um contrato crucial, mas você não está fisicamente presente em seu escritório.

Se seus documentos estiverem em formato digital, você consegue facilmente acessá-los a partir de qualquer dispositivo conectado à internet, como seu laptop ou smartphone. Isso proporciona uma flexibilidade incrível, permitindo que você trabalhe de qualquer lugar do mundo e tenha acesso imediato aos documentos importantes para tomar decisões informadas.

Além disso, essa facilidade de acesso remoto também facilita o compartilhamento de documentos com colegas de equipe e clientes, agilizando os processos de colaboração e comunicação.

Os documentos impressos ainda fazem sentido?

Embora vivamos em uma era digital, culturalmente os documentos impressos ainda têm um lugar relevante no mundo empresarial.

Uma das principais vantagens é a sensação de segurança que eles proporcionam. É uma quebra de paradigma ainda, mas  ainda têm receio de confiar completamente em documentos digitais, principalmente por desconhecimento da segurança do digital, preferindo manter registros físicos com assinaturas e outras evidências tangíveis, especialmente em questões legais.

Como organizar os documentos online?

Organizar documentos online pode parecer uma tarefa assustadora à primeira vista, mas com as ferramentas certas e uma abordagem sistemática, é possível tornar esse processo didático e prático. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a organizar seus documentos eficientemente:

Crie uma estrutura de pastas lógica e intuitiva

Para categorizar seus documentos. Comece com categorias amplas, como “Finanças”, “Recursos Humanos” e “Projetos”. Em seguida, divida essas categorias em subpastas mais específicas, como “Contas a Pagar”, “Contratos de Funcionários” e “Projetos Ativos”.

Padronize a nomenclatura dos documentos

Para facilitar a busca e identificação. Utilize nomes descritivos, incluindo datas ou números de referência, quando apropriado. Por exemplo, em vez de “Documento1” ou “Relatório Final”, opte por algo como “Relatório Financeiro 2023” ou “ContratoCliente_XYZ”.

Lembre-se de fazer backups dos seus documentos online regularmente

Armazene cópias de segurança em locais seguros, preferencialmente em serviços de armazenamento em nuvem confiáveis. Isso garantirá a proteção dos seus arquivos em caso de perda de dados.

Defina permissões de acesso adequadas

Para garantir a segurança dos documentos e controle quem pode visualizar, editar ou compartilhar cada arquivo. Compartilhe documentos seletivamente com colegas de equipe ou partes interessadas externas, evitando compartilhamentos desnecessários.

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