Paperless: por que e como reduzir o uso de papel na sua empresa?

A transformação digital já vinha tomando conta da vida em sociedade e das empresas ano após ano. A pandemia da Covid-19 e o isolamento social apenas contribuíram para impulsionar ainda mais mudanças nesse sentido. Empresas tiveram que se adaptar a uma nova realidade e se aproximar do digital para conseguirem manter seus negócios em funcionamento.

Assim, para se manterem competitivas, uma das formas que as empresas buscaram foi aderir a movimentos conectados com o futuro do trabalho, como o paperless.

Um estudo da consultoria Deloitte mostrou que 57% das empresas que adotaram o paperless sentiram aumento da segurança da informação e aceleração da transformação digital. Outras pesquisas também reforçam que empresas que seguem essa tendência conseguem reduzir seus impactos ambientais e aumentar sua eficiência.

Continue a leitura deste post para saber mais sobre esse conceito e como aplicá-lo na sua empresa!

O que é paperless?

Paperless é uma palavra que vem do inglês e significa, em tradução literal, “sem papel”. Esse conceito está ligado à transformação digital e à informatização de processos, a fim de eliminar o uso de papel nas empresas.

Para tal, é preciso investir em tecnologias e organizar rotinas que dispensem a necessidade de impressões em papéis, cópias e coisas do tipo. Como retorno, a empresa se torna mais econômica, moderna e eficiente, além de reduzir problemas com burocracias.

Os custos invisíveis de empresas analógicas

Aderir ao paperless apresenta um impacto significativo nos custos. Somados aos gastos com a compra do papel, há despesas com impressoras, scanners, tinta e outros materiais pesam no orçamento.

De acordo com a pesquisa da consultoria Gartner, estima-se que aproximadamente 3% do lucro de uma empresa é destinado em papel, impressão, armazenamento e manutenção de documentos.

Estes, no entanto, são os custos visíveis, existem outros que limitam muito os resultados das empresas: o tempo e os riscos.

Profissionais que atuam em empresas burocráticas e que ainda se apoiam em processos analógicos perdem tempo para consultar e finalizar operações. Isso aumenta a chance de erros humanos e colabora para baixa produtividade.

Outra questão de não aderir ao digital é perder oportunidades. Na hora de fechar um contrato, esperar o documento ficar pronto, recolher todas as assinaturas e tudo mais demora o andamento de um negócio e pode ocasionar na perda do cliente. Com ferramentas digitais, é possível gerar e assinar contratos em segundos.

Por isso, uma empresa paperless tende a funcionar de forma mais inteligente, rápida, eficaz e econômica.

Quais são as principais vantagens de adotar o paperless?

Confira alguns motivos para sua empresa se tornar paperless o quanto antes.

Redução de custos

Como falamos, com o paperless, a empresa economiza com papel, impressoras, armazenamento físico e demais materiais de escritório. No mais, com processos digitais, fica mais fácil expandir o negócio e a equipe sem ter que necessariamente investir em mais equipamentos.

Aproveitamento do espaço físico

Empresas paperless não precisam contar com um espaço específico para guardar originais e cópias dos documentos. Tudo pode ser digitalizado e armazenado na nuvem, por exemplo, o que ainda facilita o acesso e a consulta de dados.

Segurança

O gerenciamento digital de documentos e dados é mais seguro e eficiente com as tecnologias hoje em dia. É possível investir em ferramentas de controle de acesso, bloqueio de ameaças, criptografia e muito mais para manter arquivos em total proteção.

No mais, sistemas qualificados realizam backups automáticos, garantindo que você sempre tenha uma cópia segura de tudo. Papéis físicos podem se perder, se extraviados ou danificados. Nesses casos, o seu conteúdo é totalmente perdido, o que pode gerar sérios problemas.

Por onde começar o movimento paperless?

Agora que você já entendeu que o paperless é o caminho para o futuro, conheça algumas etapas para colocar esse conceito em prática.

1. Digitalize processos e documentos

Na hora de gerar novos comprovantes, notas fiscais e contratos, por exemplo, priorize arquivos digitais. Gradualmente, inicie um projeto de digitalizar todos os arquivos físicos da empresa até garantir que tudo tenha sua cópia digital.

2. Adote softwares em nuvem

Para armazenar todos os arquivos físicos, você precisará de uma infraestrutura de tecnologia. A forma mais flexível e otimizada de fazer isso é migrando suas operações para a nuvem.

Além de armazenamento, plataformas na nuvem oferecem segurança, softwares de produtividade e diversas ferramentas de computação muito úteis para qualquer negócio.

3. Conte com uma solução de assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é essencial para garantir a aprovação de contratos de forma rápida e prática. Isso elimina a necessidade de papéis físicos e de coletar assinaturas. Em poucos cliques, colaboradores, fornecedores, clientes e demais parceiros podem fechar um contrato legal com sua empresa.

4. Invista na conscientização de colaboradores

Treine sua equipe para conseguirem tirar o máximo de proveito das novas ferramentas adotadas. Capacitação e conscientização são importantes para implementar uma cultura digital e paperless.

Ser uma empresa paperless oferece muitas vantagens, além de alinhar um negócio com as demandas do futuro. Comece a colocar nossas dicas em prática e prepare-se para revolucionar seu negócio!

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