O tempo é um recurso finito e cada vez mais escasso hoje em dia, quando todas as pessoas vivem uma rotina tão atribulada.
No ambiente corporativo, o acúmulo de tarefas somado a falta de planejamento e organização podem resultar em um cenário realmente caótico e prejudicar a produtividade.
Pensando nisso, separamos para você, neste post, 6 dicas que vão ajudá-lo a otimizar a gestão de tempo no seu trabalho e fazer sua jornada render. Confira!
O que é a gestão de tempo no trabalho?
A gestão de tempo no trabalho é um conceito que envolve uma série de ações como planejamento, organização, colaboração, controle, atenção e outras. A ideia central é assegurar que o tempo da jornada dos profissionais seja suficiente para a realização das suas atividades.
Por meio dessa prática, os profissionais aprendem a organizar o fluxo de trabalho e distribuir tarefas de modo eficiente e realista, sem gerar atrasos, acúmulos, erros ou sobrecarga.
Qual é a importância da gestão de tempo no trabalho?
A gestão do tempo no trabalho é importante sobretudo para a produtividade e também para a qualidade tanto dos resultados finais e entregas para os clientes como para a vida dos colaboradores.
Equipes sobrecarregadas e com tarefas sem organização podem acabar perdendo prazos ou finalizar entregas na pressa com um baixo nível de excelência.
Nesse sentido, gerenciar o tempo com eficácia é a melhor maneira de garantir que todas as entregas e fluxos sejam bem atendidos e que os times trabalhem em alta performance.
Como realizar a gestão de tempo para melhorar a produtividade?
Elevar os níveis de produtividade no trabalho é sempre uma prioridade e um desafio nas empresas. Por isso, é sempre bom conhecer boas práticas e estratégias para potencializar a gestão do tempo. Confira nossas dicas a seguir.
1. Planeje as tarefas
O planejamento é o melhor aliado da gestão de tempo no trabalho. O simples ato de listar as atividades e dividi-las ao longo do dia, estipulando quando cada uma deve ser feita e finalizada, já pode ajudar equipes a usar melhor seu tempo e evitar retrabalho.
Para tal, vale a pena criar um calendário ou cronograma e listar tarefas, classificando-as em critérios como “em andamento” ou “finalizada”.
2. Priorize
De fato, em uma empresa, são muitos os processos e atividades que precisam ser feitos. Para promover mais organização, o ideal é sempre priorizar, uma vez que nem sempre é possível fazer tudo.
Por isso, na hora de montar um organograma, é essencial listar os prazos das atividades e sinalizar as mais urgentes. Dessa maneira, você saberá quais precisam ser concluídas primeiro.
3. Considere imprevistos
Esquematize seu cronograma de atividades com alguma folga, uma vez que é sempre bom considerar imprevistos e casualidades. Isso faz com que você se sinta mais seguro de que realmente vai conseguir cumprir a lista de atividades.
4. Delegue tarefas
Um ponto fundamental da boa gestão de tempo no trabalho está relacionado ao trabalho colaborativo. Saber atuar em equipe e cooperar é algo que todo profissional precisa aprender a fazer, e delegar está ligado a isso.
Dividir a carga de atividade com colegas capacitados e disponíveis e aprender a como trabalhar bem em um time são aprendizados importantes tanto para a gestão do tempo no trabalho como para o sucesso da empresa.
5. Organize a agenda
Crie o hábito de fazer uma agenda (um registo das atividades ou roteiro de trabalho) todos os dias e para cada reunião ou projeto.
Ter todos os pontos bem esclarecidos e detalhados, compartilhando o máximo de informação possível, evita mal-entendidos, desencontros e até mesmo longas reuniões que poderiam ser substituídas por um e-mail.
6. Conte com a tecnologia para automatizar processos
A tecnologia é, sem dúvida, um divisor de águas quando o assunto é produtividade e uma gestão mais eficiente do tempo no trabalho.
Por meio da automatização de processos, diversas tarefas repetitivas e burocráticas podem ser digitalizadas e realizadas em segundos, poupando o tempo preciso das equipes e agilizando entregas.
Por exemplo, com a assinatura eletrônica de documentos, é possível economizar 80% do ciclo de uma assinatura convencional (que envolve o envio de documentos, coleta, etc.).
Com a ajuda das estratégias certas e da tecnologia, você certamente conseguirá potencializar seu desempenho e melhorar a gestão de tempo no trabalho, conseguindo realizar entregas com mais qualidade e eficácia.
Se você gostou do artigo e se interessa por saber mais sobre como otimizar processos na empresa, confira agora nosso conteúdo sobre o movimento paperless.
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