Home office: como aumentar a eficiência no trabalho remoto?

Trabalhar no modelo Home Office já é uma realidade para boa parte das pessoas. Entretanto, isso tem muito mais a ver com a necessidade provocada pela pandemia do que com a preparação das empresas para a modalidade.

Nesse sentido, é importante pensar em como colocar o Home Office em prática e quais são as formas de explorar o máximo desse sistema.

Se a sua empresa considera trabalhar dessa forma, fique atento a este conteúdo. Mostraremos o que é, como funciona e de que formas é possível tornar o Home Office um recurso eficiente para a produtividade do seu negócio.

O que é o Home Office?

O termo Home Office vem do inglês. No nosso idioma, ele significa “escritório em casa”. Na prática, Home Office é uma estrutura de trabalho montada em ambiente doméstico.

A ideia é que, neste local, todas as atividades profissionais sejam realizadas. Outros termos que podem ser usados nesse sentido são:

• trabalho remoto;
• trabalho a distância;
• teletrabalho.

A ideia é que os colaboradores de uma empresa possam trabalhar de casa ou de qualquer outro lugar fora do escritório.

Isso só é possível por conta do avanço da tecnologia. Com ela, computadores, smartphones e conexão à internet, soluções típicas do século XVI, permitem que as pessoas se comuniquem e colaborem entre si com facilidade sem precisarem se deslocar para o mesmo ambiente físico.

Assim, uma das marcas do Home Office é a maior flexibilidade e autonomia para os profissionais, bem como a redução de custos e de tempo para as empresas.

No entanto, o Home Office também pode apresentar desafios. Entre os principais estão a necessidade de disciplina e organização para manter a produtividade e a comunicação eficaz com colegas e clientes.

Como funciona o Home Office?

Sob o ponto de vista legal, o home office pode funcionar de duas maneiras:

• adaptado à rotina do profissional que atua sob regime de CLT;
• no modelo freelancer.

O que garante isso é o artigo 75-B da CLT. Ele define o teletrabalho (no qual está inserido o Home Office) como a prestação de serviços realizada fora das dependências da empresa.

Nesse caso, o funcionário pode prestar serviços de carteira assinada, mas sem a exigência de estar presencialmente nas dependências da organização.

Dessa forma, o funcionário pode trabalhar de casa ou de qualquer outro lugar fora do escritório. A exigência é que cumpra suas obrigações e responsabilidades profissionais.

Cabe à empresa fornecer os equipamentos e infraestrutura necessários. Além disso, é responsabilidade dela orientar e supervisionar o trabalho do seu colaborador.

Já em relação aos freelancers e PJs, o Home Office permite que trabalhem de casa ou de qualquer outro lugar. Não há a necessidade de deslocamento até um escritório ou local de trabalho.

A proposta é permitir que esses profissionais contem com maior flexibilidade e autonomia em sua atuação.

Vantagens e desvantagens do Home Office como modalidade de trabalho

É importante que uma empresa pense cuidadosamente nas vantagens e desvantagens de implementar o modelo de Home Office no trabalho de seus colaboradores.

Até porque isso pode afetar significativamente a produtividade, a satisfação e a motivação dos funcionários, bem como os resultados da própria empresa.

Portanto, tenha atenção aos pontos positivos e negativos de atuar no Home Office, considerando a realidade do mercado atual.

Principais vantagens

Aumento da produtividade: trabalhar em casa costuma aumentar a produtividade dos funcionários. Isso se dá por conta de dois fatores:

• a diminuição do tempo gasto com deslocamento e;
• a possibilidade de a equipe atuar em um ambiente mais confortável e personalizado.

Além disso, existe maior liberdade em relação a horários. Ela pode ajudar os funcionários a conciliar melhor as demandas profissionais e pessoais. Logo, a tendência é que aumente a motivação e a satisfação no trabalho.

Flexibilidade

Os trabalhadores são livres para escolher o lugar e o horário em que produzem. Isso pode ajudá-los a encontrar a forma de atuação ideal, considerando suas características pessoais.

Vale lembrar que com o Home Office é possível conciliar melhor as demandas profissionais e pessoais, aumentando a satisfação e a motivação dos funcionários.

Comodidade

Trabalhar em casa costuma ser bem mais confortável para os funcionários, pois permite que trabalhem no ambiente que eles mesmos montaram. Além disso, elimina o tempo e o dinheiro gastos com deslocamento, o que certamente impacta na qualidade de vida.

Redução de custos

A economia que o Home Office oferece também aparece como um dos principais benefícios para empresas e colaboradores que optaram pela modalidade.

Trabalhar em casa pode reduzir o tempo e o dinheiro gastos. E não só com deslocamento, um dos maiores problemas das grandes cidades, mas também com infraestrutura e equipamentos para o escritório.

Principais desvantagens

No entanto, também existem desvantagens no home office. No geral, as principais são as distrações e o excesso de trabalho. É importante que as empresas tenham especial atenção a isso.

Distrações

Trabalhar em casa pode ser desafiador. Especialmente se houver outras pessoas ou atividades capazes de distrair, ou interromper o trabalho do profissional. E as empresas não têm controle sobre isso. Elas não sabem quem mora com o colaborador, qual é a sua rotina e o que pode ser feito para evitar problemas.

Nesse caso, cabe ao profissional individualmente estabelecer limites claros entre o trabalho e a vida pessoal para evitar distrações e manter a produtividade. Em relação a isso, a empresa não pode e não deve exercer qualquer tipo de controle.

Excesso de trabalho

Justamente por ser difícil estabelecer limites claros entre o trabalho e a vida pessoal no Home Office, o excesso de trabalho pode levar ao estresse. E esse é um problema muito comum.

Por isso, é um desafio para as empresas oferecerem o suporte necessário aos funcionários para ajudá-los a equilibrar as demandas profissionais e pessoais e evitar o "burnout".

Até porque, na maioria das vezes, o simples fato de o colaborador estar distante da sede da empresa torna muito mais difícil identificar qualquer problema causado pela sobrecarga de trabalho.

Em resumo, o Home Office tem vantagens e desvantagens como modalidade de trabalho. E é importante que as empresas avaliem cuidadosamente esses aspectos ao decidirem adotá-lo e que forneçam suporte aos funcionários para garantir uma transição bem-sucedida para esse modelo de trabalho.

Porque considerar as vantagens e desvantagens do Home Office

Ao avaliar as vantagens e desvantagens do Home Office, a empresa pode decidir sobre se esse modelo de trabalho é adequado para suas necessidades e objetivos. Como visto, o Home Office pode aumentar a produtividade e reduzir custos. Entretanto, também pode apresentar desafios.

Ao considerar esses aspectos, o importante é desenvolver políticas e práticas para apoiar os funcionários que trabalham em casa. E assim garantir uma transição bem-sucedida para o modelo de Home Office. Isso pode incluir:

• o fornecimento de equipamentos e infraestrutura adequados;
• o estabelecimento de canais de comunicação claros e eficientes, e;
• a disponibilização de suporte e treinamento para ajudar os funcionários a se adaptarem ao novo modelo.

Em resumo, é preciso que uma empresa pense cuidadosamente nas vantagens e desvantagens de implementar o modelo de Home Office no trabalho de seus colaboradores. Isso permitirá a ela decidir adequadamente e garantir uma transição bem-sucedida para esse modelo de trabalho.

Dicas para empresas que pretendem adotar o Home Office

É importante que as empresas saibam exatamente o que estão fazendo na hora de criar um modelo de Home Office. A questão é que, dominando esse modelo é possível criar diferenciais úteis inclusive para gerar melhores resultados para a companhia.

Por isso, aqui estão algumas dicas para empresas que desejam investir nessa solução e aumentar a eficiência dos processos no trabalho remoto:

1. Padronize a comunicação

Estabeleça canais de comunicação claros e eficientes com os colaboradores. O ideal é garantir que todos estejam no mesmo ambiente. Mesmo que de maneira virtual. Assim eles podem se comunicar com facilidade a qualquer momento. Para tanto é possível recorrer a soluções como plataformas de comunicação online, e-mail, mensagens instantâneas, entre outras.

2. Estimule a autonomia dos funcionários

Também é importante que os funcionários tenham maior controle sobre suas tarefas e responsabilidades. Dessa forma, sua empresa tem como aumentar a motivação e a produtividade de toda a equipe.

Portanto, trabalhe com metas claras e delegue responsabilidades. Isso costuma ser útil para os funcionários tomarem decisões e resolvam problemas de maneira autônoma.

3. Dê feedbacks

É essencial oferecer feedback regular e construtivo à equipe. Isso a ajuda a atuar conforme as exigências e melhorar se necessário. Para tanto, crie uma rotina de reuniões de avaliação de desempenho. Use também feedbacks informais sobre o trabalho diário.

4. Invista em ferramentas de gestão online

Essas são soluções cada vez mais comuns. Com elas é possível acompanhar o progresso de tarefas e projetos. A ideia aqui é ter como mensurar a eficiência e a transparência de cada ação.

Plataformas de gerenciamento de projetos e tarefas são muito úteis nesse sentido. Assim como ferramentas de análise de dados que servem para monitorar o desempenho da empresa como um todo.

5. Adote ferramentas de colaboração

Use soluções como plataformas de videoconferência e compartilhamento de arquivos. Elas podem simplificar o trabalho em equipe e a colaboração entre os funcionários. Isso pode ajudar a manter todos conectados e garantir que as informações sejam compartilhadas sempre de maneira eficaz.

6. Transforme os processos internos com a tecnologia

Esteja sempre atento às tecnologias disponíveis para otimizar os processos internos. É isso o que poderá torná-los mais eficientes. Pense na automação de tarefas rotineiras, como a geração de relatórios e o envio de lembretes, por exemplo. E também em ferramentas de análise de dados para qualificar constantemente os processos.

Porque usar a assinatura eletrônica no Home Office

A assinatura eletrônica pode ser útil para empresas que adotam o Home Office. Especialmente quando o profissional e a empresa que representa precisa lidar com muitos documentos, como na área de vendas.

Esse tipo de assinatura é capaz de, entre outros benefícios, garantir a autenticidade de um documento e a identidade do signatário. Além disso, ela proporciona maior segurança e agilidade no processo de assinatura mesmo no modelo Home Office.

Com a assinatura eletrônica é possível reduzir custos. E também aumentar a eficiência dos processos internos e vendas. Isso porque já existem várias soluções que surgiram para facilitar a vida das empresas e dos profissionais que trabalham em Home Office. Com ferramentas capazes de gerenciar e executar assinaturas eletrônicas de forma centralizada é possível assinar todos os documentos sempre com praticidade, agilidade e segurança.

Em resumo, a adoção da assinatura eletrônica no Home Office pode trazer muitos benefícios para as empresas. Incluindo maior eficiência, segurança e redução de custos.

Como a ForSign pode ser útil para a sua empresa

ForSign é uma plataforma completa para a formalização de documentos eletrônicos. Ela funciona de forma rápida e segura.

Contamos com funcionalidades que permitem preparar e acompanhar o fluxo de assinatura de documentos eletrônicos. Com a ForSign é possível começar fazendo um simples upload dos documentos em formato PDF e definir os assinantes para este processo.

Com a ForSign, você tem como criar fluxos completos de assinatura. Simplificando a rotina de trabalho e customizando esteiras para diferentes processos e áreas da empresa.

Além disso, é possível assinar em qualquer dispositivo. E sem precisar de qualquer instalação. Basta usar o navegador para viabilizar todo o processo em qualquer lugar e a qualquer hora.

A ForSign também oferece atualizações da operação em tempo real. Assim ela permite o acompanhamento do progresso, a identificação de problemas e as soluções de tudo de um só lugar para assinar documentos mais rapidamente.

Além disso, é possível integrar seu sistema com a API da ForSign, que é fácil de integrar e oferece documentação completa.

Em resumo, a ForSign é uma solução completa para a gestão de documentos em Home Office. Ela ajuda a simplificar os processos de assinatura e garante a legalidade das transações.

Agora que sabe o necessário sobre Home Office, não deixe de considerar as soluções que podem tornar essa modalidade de trabalho um diferencial para a sua empresa. Conheça a ForSign.