O que é assinatura eletrônica, como funciona e benefícios

Não sabe o que é assinatura eletrônica? Pois tenha em mente que trata-se de um recurso cada dia mais útil. Não por acaso, ela tem transformado a maneira como indivíduos e, especialmente empresas, atuam. O motivo é que com esse instrumento é possível validar a identidade de signatários de determinado documento.

Dessa forma, e com a crescente necessidade de digitalização dos processos de negócios, a assinatura eletrônica representa uma forma bastante prática e segura de assinar os mais diferentes tipos de contratos e concluir transações.

Ainda assim, uma pergunta comum é: o que é exatamente esse tipo de assinatura? É preciso saber como ela funciona e quais são seus benefícios práticos, principalmente considerando a realidade empresarial.

É por isso que, neste conteúdo, nós vamos mais a fundo nesse tema para trazer as respostas que você precisa. Se está interessado em aprender mais sobre o que é assinatura eletrônica e como ela consegue ajudar a sua empresa ou mesmo a sua vida pessoal, confira!

O que é assinatura eletrônica?

Simplificando, podemos dizer que a assinatura eletrônica é um recurso que serve para confirmar a identidade de alguém. No caso, de determinada pessoa que registra seu próprio nome em um documento, em geral, costumamos chamar esse indivíduo de signatário.

A assinatura eletrônica, como o próprio nome sugere, lida com os documentos em formato eletrônico. No geral, ela serve para duas finalidades:

• garantir que o titular concorda com o conteúdo que está expresso no documento e;
• validar a autenticidade e integridade do documento.

Por conta disso, a importância dessa modalidade de assinatura é grande, especialmente no Brasil. No nosso país, um documento com a assinatura digital tem a mesma validade de um documento com assinatura física. 

Quem garante isso é o Decreto de Nº 10.543, de 13/11/2020. Nele, estão estabelecidas as regras para o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos.

Em resumo, a assinatura eletrônica é uma ferramenta que serve para validar a identidade do signatário de um documento eletrônico. Por isso, e por funcionar de maneira rápida e segura, ela é amplamente utilizada em situações como:

• transações comerciais;
• contratos legais e;
• demais processos que exigem a validação da identidade do signatário.

Qual é a diferença da assinatura eletrônica para a assinatura digital?

Tão importante quanto entender o que é assinatura eletrônica, é saber que assinatura eletrônica e digital representam conceitos diferentes. Mesmo que possam ser usados de forma intercambiável.

A assinatura eletrônica precisa ser entendida como um conceito mais amplo. Na prática, ela engloba qualquer tipo de assinatura que recorre a meios eletrônicos para validar a identidade do signatário. 

Assim, uma assinatura de tipo eletrônica pode ser desde uma assinatura manuscrita digitalizada até uma senha ou mesmo um código PIN.

Já a assinatura digital é um tipo específico. Neste caso, ela faz uso de criptografia e certificado digital para garantir a autenticidade e integridade de um documento assinado. 

Em resumo, a assinatura digital é um instrumento que oferece um nível adicional de segurança em relação à assinatura eletrônica comum.

Para ficar claro: toda assinatura digital certamente é um tipo de assinatura eletrônica. Entretanto, nem toda assinatura eletrônica é uma assinatura digital.

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Existem três tipos principais de assinatura eletrônica. E é importante saber quais são as características de cada um, bem como seus níveis de segurança.

A assinatura simples

É certamente a modalidade mais básica de assinatura eletrônica. Ela é feita via ferramenta digital que permite ao signatário associar o documento ao seu perfil de cadastro. Assim, ele tem como incluir informações como:

• nome;
• endereço de e-mail e;
• número de telefone.

Na prática, a assinatura eletrônica simples é fácil de usar. Ela costuma ser adequada para transações que não exigem maior nível de segurança.

A assinatura avançada

Neste caso, temos uma solução que oferece uma camada adicional de segurança em relação à opção anterior. Ela é mais indicada para operações que exigem uma maior garantia da identidade do signatário. É o caso de transações financeiras e de contratos legais.

Geralmente, a assinatura avançada faz uso de mecanismos como criptografia e autenticação em dois fatores. A ideia é que isso garanta maior segurança no processo.

A assinatura qualificada

Este é o tipo considerado mais seguro de assinatura eletrônica. Isso porque ela conta com um certificado digital validado pela ICP-Brasil. É este que comprova a identidade do usuário na internet.

Consequentemente, é possível garantir a autenticidade e integridade do documento assinado. Na prática, é a assinatura qualificada que oferece o mais alto nível de segurança entre os tipos de assinatura eletrônica.

Como esses tipos se aplicam na realidade das empresas?

Já sabemos o que é assinatura eletrônica, mas indo mais a fundo na lógica de cada empresa, podemos entender melhor o funcionamento de cada uma dessas modalidades.

Começamos pelo caso da assinatura simples. Esta, se aplica melhor a empresas que lidam com transações simples e de baixo risco. É o caso de empresas de varejo, por exemplo, que precisam validar recibos de compra. Também de empresas de serviços que precisam validar contratos de prestação de serviços.

A assinatura avançada é recomendada para empresas que lidam com transações mais complexas e de maior risco. Isso pode incluir organizações financeiras que precisam validar transações bancárias, por exemplo. Também podem ser citadas empresas de seguros que precisam validar apólices de seguro.

Por fim, quando pensamos na assinatura qualificada, faz sentido considerar empresas que lidam com transações críticas e de alto risco. Afinal, estas precisam garantir o mais alto nível de segurança. Assim, são bons exemplos empresas jurídicas que precisam validar contratos legais ou empresas governamentais que procuram validar documentos oficiais.

Como a assinatura eletrônica funciona?

De maneira geral, já sabemos o que é assinatura eletrônica: um método de autenticação digital que oferece segurança e praticidade para quem o usa.

A ideia é que seu funcionamento se dê de maneira mais simples e ágil do que fazendo a confirmação manual da identidade de uma pessoa. 

Para tanto, usa-se um mecanismo eletrônico de autenticação. E ele pode envolver criptografia ou não, sendo possível usar qualquer elemento para aumentar o nível de identificação da autoria do signatário.

Entretanto, as assinaturas digitais costumam ser um tipo mais seguro de assinatura eletrônica, justamente por estarem criptograficamente vinculadas ao documento assinado e por terem como ser verificadas. 

Podemos dizer que a criptografia é uma medida de segurança essencial para a assinatura digital, pois ela envolve o uso de algoritmos que permite codificar as informações.

Além disso, a assinatura eletrônica também pode ser respaldada por um certificado digital, que fornece prova de sua identidade.

A consequência disso é ter como identificar uma pessoa e trabalhar com validade jurídica. Tudo devido a mecanismos de segurança envolvidos na sua criação.

Quais são os benefícios da assinatura eletrônica?

É preciso saber o que é assinatura eletrônica e como utilizá-la para conhecer os benefícios que ela oferece. Isso se dá em relação aos custos, por exemplo. Esse tipo de solução elimina a necessidade de:

• impressão;
• transporte e;
• armazenamento de documentos físicos.

Logo, a assinatura eletrônica pode gerar uma economia significativa para os indivíduos e, especialmente, para as empresas. Isso costuma ser importante para organizações que lidam com grandes volumes de documentos e contratos.

Outro benefício da assinatura eletrônica é realmente a segurança. É possível utilizar criptografia avançada e outros mecanismos para confirmar a identidade das pessoas e garantir a integridade do processo. Isso permite que as transações sejam feitas a distância e de forma rápida e segura, reduzindo riscos como de fraude ou de erro humano.

Da mesma forma, a assinatura eletrônica pode aumentar a produtividade de uma empresa ao permitir que diferentes processos sejam realizados de maneira muito mais rápida e eficiente.

Com esse tipo de assinatura não é necessário sair do lugar para assinar documentos. Tal diferencial torna os processos mais econômicos tanto do ponto de vista financeiro quanto de tempo. 

Isso sem falar que, ao permitir que transações sejam concluídas de maneira rápida, a assinatura eletrônica pode aumentar a eficiência dos processos e melhorar inclusive o fluxo de trabalho.

Quais são os principais exemplos de uso da assinatura eletrônica?

As empresas podem contar com uma ferramenta bastante versátil, caso realmente saibam o que é assinatura eletrônica, já que ela pode ser usada em vários tipos de documentos e processos.

Um dos principais exemplos de uso da assinatura eletrônica é nos recursos humanos. Nesse contexto, esse tipo de assinatura permite, entre outros usos, agilizar processos de contratação, substituindo papéis por uma experiência totalmente digital e online. Isso pode incluir a assinatura de:

• contratos de trabalho;
• formulários de benefícios e;
• demais documentos relacionados ao RH.

Outro exemplo de uso é em consultas médicas. Nesse contexto, a assinatura eletrônica pode ser usada para validar receitas médicas e outros documentos relacionados à saúde do paciente. Assim, entre outros exemplos de uso estão:

• resultados de exames;
• prescrições médicas e;
• demais documentos que precisam ser assinados pelo médico ou pelo paciente.

Além desses exemplos, a assinatura eletrônica pode ser usada em vários outros contextos. No de transações financeiras, por exemplo, assim como na elaboração de contratos legais e em processos administrativos. Sempre garantindo a integridade do documento assinado.

Qual é a validade legal da assinatura eletrônica?

É importante também saber o que é assinatura eletrônica do ponto de vista legal. No Brasil, esse tipo de procedimento é considerado válido e reconhecido legalmente de acordo com a legislação vigente. 

É a Lei de nº 14.063, de 23 de setembro de 2020, que dispõe sobre as regras para uso das assinaturas eletrônicas. E isso vale para as interações entre pessoas e instituições privadas com os entes públicos e entre os próprios órgãos e entidades públicas.

Mesmo antes da criação da Lei nº 14.063/2020, a validade jurídica das assinaturas eletrônicas já era reconhecida pela Medida Provisória 2.200-2/2001. 

Foi essa medida provisória que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e dispôs sobre os requisitos de validade dessa modalidade de operação.

Em resumo, o importante é saber que a validade legal da assinatura eletrônica no Brasil é garantida pela legislação vigente. 

Assim, tanto as pessoas físicas quanto as jurídicas podem fazer uso dessa ferramenta sempre que precisarem validar a identidade do signatário de determinado documento e garantir a integridade de um processo.

Qual é a melhor plataforma para realizar assinatura eletrônica?

Depois de criar uma conta, o usuário precisa seguir as instruções do provedor para criar e inserir sua assinatura eletrônica em documentos.

Isso pode variar de um serviço para outro, mas em geral, basta fazer o upload do documento para a plataforma, em seguida, criar uma assinatura (que pode ser feita usando o mouse, o dedo ou uma imagem de uma assinatura física), e inserir a assinatura no documento.

Depois de criar uma conta, o usuário precisa seguir as instruções do provedor para criar e inserir sua assinatura nos documentos. Isso pode variar de um serviço para outro. Em geral, elas são as seguintes:

• faça o upload do documento para a plataforma;
• crie uma assinatura (que pode ser feita usando o mouse, o dedo ou uma imagem de uma assinatura física);
• insira a assinatura no documento.

Pronto. Além disso, é importante que a pessoa esteja ciente das leis e regulamentos relacionados à validade jurídica dessa assinatura não somente em seu país, mas também na sua região.

Para escolher a melhor plataforma, é importante considerar os seguintes fatores.

Segurança

Verifique se a plataforma utiliza criptografia avançada e se trabalha com outras medidas de segurança para proteger os documentos e informações pessoais, sejam eles de um indivíduo ou de uma empresa.

Facilidade de uso

Escolha uma plataforma que seja fácil de usar. É preciso que ela permita criar e inserir assinaturas eletrônicas em documentos de maneira sempre rápida e intuitiva.

Compatibilidade

Verifique se a plataforma é compatível com os tipos de documentos que você precisa assinar eletronicamente. No caso de empresas, que trabalham com maior volume de arquivos, isso pode economizar muito tempo.

Preço

Compare os preços das diferentes plataformas. É recomendável optar por uma que ofereça o melhor custo-benefício.

Reputação

Pesquise sobre a reputação da plataforma. Confira as avaliações de outros usuários para ter uma ideia da qualidade do serviço oferecido.

Em resumo, isso é tudo o que você precisa saber sobre o que é assinatura eletrônica e como trabalhar como ela a partir de agora no seu negócio.

Agora que sabe o que é assinatura eletrônica, não deixe de conferir o site da Forsign para conhecer a fundo os nossos serviços e ver como nós temos a solução ideal para o futuro do seu negócio.