Com a transformação digital, mais e mais empresas estão automatizando seus processos, substituindo etapas burocráticas por procedimentos digitais. Nisso, graças a tecnologias como a assinatura eletrônica, contratos e transações podem ser efetivados em ambientes online como plataformas e aplicativos.
Contudo, nesse contexto, existem alguns mecanismos que podem ser usados para dar conformidade a assinatura eletrônica, sendo a trilha de auditoria um dos principais na qual centraliza os metadados coletados durante o processo.
Neste post, você entenderá o que é uma trilha de auditoria, como ela funciona e sua importância. Continue a leitura e saiba mais!
O que é e para que serve uma trilha de auditoria?
Uma trilha de auditoria é um documento gerado por uma plataforma de assinatura eletrônica com histórico com registros, metadados coletados e detalhes de uma transação ou acordo que foi finalizado por meio digital.
No caso, esse documento compila todas as interações eletrônicas entre as partes, comprovando a sequência de eventos em ordem cronológica. O objetivo é trazer uma camada extra de segurança, validação e conformidade de transações digitais.
Como funciona a trilha de auditoria na assinatura eletrônica?
Na assinatura eletrônica, a trilha de auditoria registra as etapas pricipais do processo realizado desde a criação do documento e a movimentação de cada signatário, como se criasse um selo de comprovação em cada etapa.
Nesse caso, são registrados nela datas e informações relacionadas à criação do contrato, envio, abertura da mensagem e do documento, assinatura, etc., mostrando com exatidão informações como horário que o cliente recebeu o contrato e abriu o contrato, IP do computador, geolocalização, etc.
Em resumo: todo o histórico de eventos com os participantes de um determinado contrato é registrado para comprovar que uma determinada transação aconteceu.
Qual é a importância desse recurso?
A partir do momento em que a trilha de auditoria compila um registro de todos os eventos e ações de uma transação, ela oferece comprovação e monitoramento mais preciso da transação, com isso, aumenta a confiança entre as partes envolvidas e agiliza processos, tornando a assinatura eletrônica uma alternativa segura e eficiente ao papel.
Quais são as vantagens da trilha de auditoria na assinatura eletrônica?
Como vimos, a trilha de auditoria é muito benéfica para a segurança de dados e transações. Conheça, a seguir, mais vantagens de adotar essa ferramenta nos processos de assinatura eletrônica.
Fortalece o compliance
A assinatura eletrônica já tem validade jurídica no Brasil, mas para reforçar a segurança e garantir mais comprovações legais, a trilha de auditoria é uma aliada para assegurar a integridade do fluxo de assinaturas.
Centralização de informações
A trilha de auditoria registra, automaticamente, o workflow de uma assinatura, registros e dados de forma rápida e prática, sem que a equipe tenha que ficar manualmente buscando e compilando informações.
Aprimora a segurança dos dados e arquivos
Para proteger suas operações, empresas precisam investir em mecanismos avançados de segurança que permitam que seus processos sejam confiáveis e evitar fraudes e riscos. A trilha de auditoria colabora para isso.
Colabora para redução de custos e uso do papel
A trilha de auditoria apoia e melhora os processos de assinatura eletrônica, contribuindo para fortalecer o movimento paperless. Com ela, a assinatura eletrônica se torna mais segura e a empresa não precisa ter mais custos com papel, impressão e armazenamento físico.
Quando o assunto é a assinatura eletrônica com segurança, a trilha de auditoria é uma ferramenta útil e valiosa para deixar empresas mais protegidas e tranquilas para adotar esse processo digital.
Com ela, tem-se uma comprovação tecnológica e jurídica completa e exata de que a transação aconteceu, fazendo com que corporações tenham um respaldo extra no caso de problemas.
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Além da trilha de auditoria, também oferecemos criptografia e outros diferenciais!
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