Como trabalhar de forma mais eficiente no home office
Tempo de leitura 5 mins | Escrito por: Thiago Fonseca
A transformação digital é fundamental para a eficácia das MPEs. Otimizando processos, ela impulsiona a produtividade e a competitividade, capacitando essas empresas a prosperar no mercado atual.
O Home Office ganhou força nos últimos anos tem demonstrado sua permanência, mas trabalhar remotamente e coordenar equipes traz consigo uma variedade de desafios que podem ser superados por meios e instrumentos que possibilitam a execução de um trabalho perspicaz e eficaz.
Estas ferramentas promovem a comunicação e a troca de dados entre a empresa e os colaboradores distantes. Elas também simplificam as interações com fornecedores e clientes. Isso ocorre porque otimizam o tempo e contribuem para a redução de burocracias e despesas.
Se você trabalha remotamente e deseja aumentar sua eficácia, continue lendo este texto. Nele, discutimos como investir em um trabalho inteligente, como aprimorar tarefas, quais ferramentas podem ser empregadas e como gerenciar o tempo de forma eficiente. Boa leitura!
Como realizar um trabalho mais inteligente
O primeiro passo para realizar em trabalho perspicaz é compreender a própria organização. É essencial compreender como as atividades são conduzidas, quais são as necessidades e exigências da empresa, para identificar o que pode ser realizado remotamente sem perder eficiência.
Simultaneamente, é crucial analisar os processos da empresa para reconsiderar sua execução e adaptá-los ao trabalho remoto. O objetivo é ajustar esses processos para que mantenham ou até mesmo melhorem sua eficácia, utilizando recursos e ferramentas que conectem os profissionais ao sistema da empresa, aos fornecedores e clientes.
No entanto, não se deve esquecer que é fundamental planejar para executar um trabalho mais astuto e eficiente com equipes remotas. As rotinas e o modo como as atividades serão realizadas devem ser claramente estabelecidos para garantir um fluxo de trabalho consistente.
A organização é crucial. Na verdade, ela é ainda mais importante quando parte ou toda a equipe está remota. No entanto, é essencial que todos permaneçam engajados e alinhados.
Quando há um cronograma e um organograma, basta seguir o que foi estabelecido para que tudo flua naturalmente. A partir dessas informações, você deve ter percebido que é fundamental adotar tecnologia para investir em trabalho perspicaz.
Os recursos tecnológicos são essenciais para:
- Manter a comunicação interna;
- Centralizar dados e informações;
- Garantir a conexão entre toda a equipe;
Estruturar um ambiente de trabalho digital com todos os recursos e funcionalidades necessários para que cada profissional possa cumprir suas funções e tarefas.
Ao mesmo tempo, oferecem aos gestores as ferramentas para gerenciar as equipes e monitorar as rotinas de perto.
Técnicas para otimização de atividades
A otimização de atividades é uma estratégia que visa simplificar processos e procedimentos. O objetivo é simplificar o máximo possível para ganhar tempo, evitar erros, aumentar a eficácia e a qualidade das entregas.
Para otimizar atividades, também podemos utilizar diversas tecnologias. Elas permitem reduzir as ações manuais ou operacionais, além de integrar diferentes funcionalidades em uma mesma solução.
A seguir, apresentamos três técnicas que você pode adotar para otimizar as atividades de seu negócio.
Centralização de dados
Manter os dados centralizados é essencial em qualquer modalidade de trabalho. Isso garante mais praticidade ao longo das rotinas e previne erros durante os processos.
Quando os dados estão dispersos, a equipe perde muito tempo para realizar seu trabalho. O compartilhamento desses dados, de dados e documentos também é mais difícil e, muitas vezes, são necessárias diferentes ferramentas para gerenciar tudo isso.
É interessante utilizar uma plataforma ou sistema que reúna tudo em um só lugar, como no caso de uma ferramenta para gestão completa do ciclo de vida de contratos. Também é muito válido utilizar a tecnologia de armazenamento na nuvem para facilitar acessos remotos a partir de diferentes dispositivos.
Padronização de processos
Os manuais de instrução são disponibilizados com o objetivo de permitir que qualquer pessoa possa realizar uma tarefa a partir das informações contidas neles. Quando padronizamos os processos da empresa acontece basicamente a mesma coisa.
Existe um roteiro a ser seguido e ele foi planejado para alcançar um determinado resultado seguindo aquelas instruções. Qualquer pessoa que faça isso conseguirá chegar ao objetivo.
Padronizar processos é a melhor forma de garantir que as atividades sejam realizadas com eficiência e o mesmo padrão de qualidade. Ajuda, também, a manter a produtividade, pois o profissional não precisa pensar em caminhos, estratégias e tomar decisões improvisadas.
É possível, por exemplo, ter modelos pré-elaborados de documentos ou contratos para utilizar em diferentes ocasiões. Ou então programar um sistema para que ele cumpra as etapas sempre da mesma forma. Também podemos estabelecer protocolos, regras e diretrizes para que os colaboradores sempre saibam como agir, independentemente da situação.
Automação de atividades
Já mencionamos a automação ao longo do texto, mas ela é fundamental entre as técnicas de otimização de atividades. Afinal, é uma forma de reduzir a operacionalidade dos processos para aumentar a eficácia e melhorar a gestão de tempo.
Podemos adotar essa estratégia, por exemplo, utilizando um sistema automatizado para vendas e pagamentos, usar um CRM para programar o envio de e-mails, uma ferramenta de gestão de contratos que libere de forma automática as etapas seguintes do fluxo, entre outras mais.
Ferramentas de produtividade
Todos os setores da empresa podem ser equipados com ferramentas para aumentar a eficiência. Você pode adotar, por exemplo, um sistema CRM para gerenciar as vendas e o relacionamento com o cliente, utilizar meios de pagamento online e o armazenamento na nuvem, essa tecnologia, inclusive, possibilita o teletrabalho internacional.
É fundamental adotar ferramentas de comunicação interna, seja para reuniões, envio de mensagens, avisos ou qualquer outro, a fim de manter as equipes conectadas e a fluidez da rotina. São necessárias ferramentas de compartilhamento e sistemas integrados que permitam o envio e o acesso a apresentações, planilhas, documentos, contratos, formulários e outros.
Gestão do tempo e priorização de atividades
Para realizar um trabalho perspicaz você também vai precisar de bastante organização. No sistema remoto, é fundamental adotar uma ferramenta para montar um cronograma para as equipes, fazendo a delegação de tarefas de forma clara.
Manter uma organização como essa também possibilita estabelecer prazos para as etapas que devem ser cumpridas. Assim fica mais fácil para a equipe entender o que precisa ser priorizado, e até mesmo para que você possa gerenciar tudo isso de uma forma eficiente.
Outro recurso que economiza muito tempo é a assinatura eletrônica. Ela é uma grande aliada porque permite a formalização de contratos e documentos digitais com validade jurídica, facilitando o acesso por todos os envolvidos e promovendo a fluidez do processo com agilidade. Afinal, não serão necessários papéis impressos nem haverá preocupação com a postagem deles.
Perceba que a tecnologia é indispensável para realizar um trabalho perspicaz e eficiente, tanto no trabalho remoto quanto junto a equipes presenciais. Organização, padronização, otimização e automação são quatro estratégias fundamentais para que as rotinas e processos do seu negócio sejam realizados de uma forma mais produtiva e mantendo os padrões de qualidade.
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