Transformação digital em PMEs: elimine a burocracia do processo manual

A transformação digital é um caminho obrigatório para as empresas que desejam se destacar. Para os pequenos e médios negócios (PMEs), ela representa a oportunidade de crescer de forma sustentável e inovar.

Um exemplo é a adoção do paperless, que reduz o uso de papel das mais diversas formas. Mas não para por aí — e os dados comprovam essa afirmação.

Uma pesquisa da Microsoft de 2022 indicou que 93% das empresas aumentaram o ritmo de implementação de ações relacionadas à transformação digital desde o começo da pandemia, em 2020. Em relação às PMEs, 97% acreditam ser importante acrescentar a tecnologia nos modos de trabalho de forma permanente.

Isso faz com que a transformação digital seja o foco das empresas em 2023. Até mesmo porque, conforme o Índice Global de Inovação 2022, o Brasil está na posição 54ª. Nessa edição, o país se destacou pelos avanços nos produtos inovadores.

Tanto é que 75% das empresas farão uma inovação digital até 2026. E a sua empresa, como está nesse cenário? Neste post, vamos mostrar por que vale investir na transformação digital e como fazer isso. Continue lendo!

Quais as vantagens da transformação digital em PMEs?

As vantagens da transformação digital em PMEs são a facilidade de acesso às informações, a possibilidade de inovar e a automação de tarefas. Tudo isso resulta em mais produtividade, eficiência e eficácia. Ou seja, a sua empresa faz mais e com mais qualidade, tendo resultados melhores.

Esses fatores podem ser desdobrados em outros tipos de benefícios. Veja quais são as vantagens da transformação digital em PMEs.

Simplificação dos processos

No mercado atual, o negócio que não é dinâmico está em desacordo com as necessidades dos clientes. É preciso executar as atividades com rapidez e precisão, o que exige sistemas interligados, ação colaborativa e acesso facilitado em ambientes virtuais.

A transformação digital traz todas essas vantagens. Isso permite implementar a automação, a fim de trazer eficiência aos processos e evitar a perda de tempo com tarefas operacionais. Ao mesmo tempo, a equipe tem uma atuação mais estratégica, justamente porque foca atividades relevantes para o negócio.

Na prática, em vez de sua empresa cuidar do envio de contratos aos cartórios, por exemplo, pode atentar à negociação. Isso porque a parte de subscrição é facilitada por meio da assinatura digital e assinatura eletrônica. Dessa forma, é possível melhorar a gestão de tempo no trabalho.

Redução de custos

Ao implementar a tecnologia nos processos da sua PME, os custos empresariais são reduzidos como consequência. É o caso do paperless, que citamos antes. Pode parecer algo simples, mas ele diminui os gastos com impressões, tinta ou cartucho, fotocópias, papel, materiais de escritório, etc.

Sem contar que você pode usar a tecnologia para armazenar os documentos. Assim, além de evitar danos causados pelo tempo, também impede que perdas ocorram. Tudo isso pode levar a um gasto de tempo considerável com a procura por informações, representando custos.

Outro tipo de redução de custos é verificada em relação à TI. Em vez de ter profissionais internos ou terceirizados e toda uma estrutura própria, você pode apenas usar a nuvem. Isso permite pagar apenas pelo que se usa, deixando de lado os gastos com manutenção, operações, etc.

Aumento da segurança

A Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) deve ser cumprida por todas as empresas para proteger os dados de clientes e fornecedores. Mais do que uma obrigatoriedade, essa regra deve ser cumprida para garantir que a sua PME esteja menos suscetível a fraudes e perdas de dados.

Além disso, ao ingressar na transformação digital, sua empresa pode usar várias camadas de segurança vindas de terceiros. Assim, nem precisa investir para ter acesso à criptografia e outros recursos de proteção dos dados.

Aumento da produtividade

A automação aumenta a produtividade, porque as equipes deixam de perder tempo com atividades operacionais. Ou seja, há um foco maior no core business e em tarefas que trarão realmente resultados positivos para o negócio.

Portanto, você reduz esse gargalo que impacta o financeiro da empresa. Inclusive, pode ter uma equipe mais enxuta e ainda obter os mesmos resultados justamente devido à tecnologia.

Como iniciar a transformação digital em PMEs?

Veja as etapas para iniciar a transformação digital em PMEs.

Faça um planejamento estratégico

O primeiro passo para implementar ações de transformação digital é criar um planejamento estratégico. Esse documento deve conter os objetivos a serem alcançados, quais setores serão impactados e quem será responsável pela mudança em cada departamento.

Nesse processo, identifique as demandas organizacionais. Por exemplo, se existe alguma atividade que toma um tempo desnecessário da equipe, se o processo de venda é lento, se há dificuldade no monitoramento do fluxo de trabalho, etc.

Capacite a equipe

Para que todas as ações sejam colocadas em prática da forma certa, a equipe deve estar preparada para isso. Por isso, capacite os colaboradores. Mesmo que isso pareça um custo elevado, a verdade é que esse investimento é um dos mais importantes.

Afinal, pouco adianta ter tecnologia, mas não contar com pessoas aptas a utilizá-la. Dessa forma, vale a pena investir no aprendizado de todos, o que também ajudará na inclusão.

Conheça as tecnologias disponíveis

A transformação digital em PMEs está muito mais acessível do que parece. O investimento em tecnologias precisa ser bem pensado, para garantir que todas elas sejam úteis ao negócio.

Porém, o custo é mais baixo, porque você nem precisa adquirir licenças. Esse modelo está cada vez mais em desuso, fazendo com que seja mais fácil e barato ter acesso às soluções necessárias.

Veja quais são as principais.

Ferramentas de colaboração

As ferramentas de colaboração ajudam na comunicação entre equipes e colaboradores, na integração e no compartilhamento de dados e informações. Também fica mais fácil adotar o trabalho, porque tudo pode ser feito em tempo real.

Nesse sentido, existem várias possibilidades. Duas das principais são o Google Workspace e o Microsoft 365. Ambos são soluções completas com vários softwares e ferramentas de colaboração necessárias às empresas. Com elas, você pode contratar apenas um serviço e ter acesso a um número variado de sistemas.

Cloud computing

A computação em nuvem traz dois principais benefícios. O primeiro deles é a migração de toda a infraestrutura para a nuvem. O segundo é o acesso aos documentos em tempo real a partir de qualquer dispositivo com acesso à internet.

No dia a dia de uma PME, o cloud computing ajuda a escalar as atividades. Assim, em vez de armazenar os documentos nos computadores, você deixa na nuvem e pode acessar quando quiser. Também tem a chance de definir permissões, ver o histórico de alterações e ter dois colaboradores trabalhando simultaneamente no mesmo arquivo.

Assim, em uma negociação, você consegue apresentar o que está vendendo ao cliente de forma prática. Isso ajuda a fechar negócio com mais rapidez.

Ferramentas de marketing digital

Apesar de não ser uma tecnologia, o marketing digital é fundamental para posicionar sua empresa perante o mercado e captar clientes. Isso pode ser feito de forma orgânica (gratuita) ou paga (via anúncios patrocinados).

De toda forma, as ferramentas otimizam o trabalho e ajudarão a identificar quais ações trazem mais resultado. Isso permitirá que sua PME trabalhe com mais precisão e tome decisões com base em dados.

Análise de dados

Todo negócio que visa ser bem-sucedido precisa adotar uma gestão data driven. Ou seja, centralizada nos dados. Isso permitirá entender qual investimento é mais interessante para a realidade da sua empresa.

Agora, se você acha que isso exige um investimento alto e está longe do seu negócio, basta pensar no ERP. Esse software de gestão empresarial centraliza os dados de todos os setores do negócio e traz uma visão holística. Ou seja, é uma forma de adotar a análise de dados.

Assinatura eletrônica

Os diferentes tipos de assinatura eletrônica são uma etapa essencial da transformação digital em PMEs. Por meio delas, você facilita o fechamento das negociações e economiza tempo e dinheiro.

Por quê? Um dos motivos é o fato de não precisar mais imprimir versões de contratos, pagar taxas cartorárias e mais. Tudo isso porque assinatura eletrônica tem validade jurídica. Então, os processos são realizados remotamente.

Assim, os contratos podem ser enviados para todas as partes envolvidas com rapidez e as assinaturas finalizadas em poucos minutos. Além disso, com a plataforma de assinatura eletrônica certa, você tem acesso a outras funcionalidades, como a criação de fluxos completos de assinatura.

A ForSign tem uma plataforma completa, que permite ter todos esses benefícios e ainda ver as atualizações em tempo real. Também facilita a integração via API com o seu app, oferecendo uma documentação completa para fazer esse procedimento.

Com essas tecnologias, você consegue inserir a sua PME na transformação digital. E você ainda verá que o investimento compensa, porque tem excelente custo-benefício e traz um bom retorno ao longo do tempo.

Agora que você sabe que vale a pena iniciar a transformação digital, que tal começar pela assinatura eletrônica? Acesse o site da ForSign e conheça nossa solução completa para favorecer o seu negócio.