Desafios do setor de Saúde e Hospitais para Implantação do Paperless

O setor de saúde e hospitais é um dos que mais produz e consome papel no mundo.  Além do custo financeiro, o uso de papel também gera impactos ambientais, como o consumo de água, energia e recursos naturais, e a geração de resíduos e emissões de gases de efeito estufa.

Diante desse cenário, surge a necessidade de buscar alternativas mais sustentáveis e eficientes para a gestão de documentos e informações no setor de saúde e hospitais. Uma dessas alternativas é o paperless, ou seja, a eliminação ou redução do uso de papel, por meio da digitalização e automatização de processos.

Utilizar a assinatura eletrônica traz diversos benefícios, como a economia de tempo, espaço e dinheiro, a melhoria da qualidade e segurança dos dados, a facilitação do acesso e compartilhamento de informações, e a contribuição para a preservação do meio ambiente.

No entanto, esta implantação enfrenta diversos desafios, que envolvem questões técnicas, culturais e legais. Neste artigo, vamos abordar alguns desses desafios e como eles podem ser superados.

Desafios técnicos

Um dos principais desafios técnicos para o paperless é o conhecimento dos fluxos de trabalho que envolvem a assinatura de documentos no setor de saúde e hospitais.

Isso significa entender quais são os documentos que precisam ser assinados, por quem, em que ordem, em que prazo e com que nível de segurança. Além disso, é preciso redefinir esses fluxos quando eles são levados para a assinatura eletrônica, ou seja, quando os documentos são criados, enviados, recebidos, assinados e armazenados exclusivamente em formato digital, sem a necessidade de impressão ou digitalização.

Após essa definição é necessário escolher uma plataforma SaaS (Software as a Service) que ofereça soluções de assinatura eletrônica adequadas às necessidades e características do setor de saúde e hospitais. Uma plataforma SaaS é um serviço online que permite o acesso e o uso de um software por meio da internet, sem a necessidade de instalação ou manutenção no computador do usuário. 

Para o volume de documentos gerados nas empresas de saúde, é primordial a integração por API para que os usuários realizem atividades mais simples como enviar documentos eletronicamente com rapidez, praticidade e validade jurídica, por meio de diferentes tipos de assinatura, como a simples, a avançada e a qualificada. 

A criação e assinatura de documentos eletrônicos também facilita a gestão e o controle dos documentos assinados, por meio de recursos como o acompanhamento do status, o envio de lembretes, o registro de evidências, o armazenamento na nuvem e a integração com outros sistemas.

Assim, o paperless simplifica e agiliza os fluxos de trabalho de assinatura de documentos no setor de saúde e hospitais, reduzindo os custos, os riscos e os impactos ambientais.

Desafios culturais

Outro desafio para o paperless é a mudança cultural que ele implica. Muitas pessoas ainda têm resistência ou dificuldade em adotar as tecnologias digitais, seja por falta de conhecimento, habilidade, confiança ou interesse.

Além disso, muitas pessoas ainda têm preferência ou hábito pelo uso do papel, seja por questões de conforto, conveniência, familiaridade ou tradição. Essas barreiras culturais podem gerar desconfiança, medo, desmotivação, insatisfação e rejeição ao paperless, comprometendo a sua efetividade e aceitação.

Para superar esses desafios culturais, é necessário promover a conscientização e a educação dos envolvidos no setor de saúde e hospitais, sobre os benefícios e as vantagens do paperless, tanto para a instituição, quanto para os profissionais e os pacientes. Também é preciso oferecer treinamento e capacitação para o uso das tecnologias digitais, de forma simples, prática e didática, respeitando o ritmo e o nível de cada um.

Além disso, é preciso incentivar e reconhecer o engajamento e a participação dos envolvidos, por meio de feedback, premiação, gamificação e outras estratégias de motivação e fidelização.

Desafios legais

Um terceiro desafio para o paperless é a adequação às normas e regulamentos legais e éticos que regem o setor de saúde e hospitais. Isso inclui a observância dos princípios e diretrizes da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que entrou em vigor em 2020, e que estabelece as regras para o tratamento de dados pessoais, especialmente os dados sensíveis, como os de saúde.

Obviamente já existem diversas leis que garantem a validade jurídica dos documentos eletrônicos. No entanto, também inclui o cumprimento das exigências e obrigações do Conselho Federal de Medicina (CFM), da Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS), da Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa) e de outros órgãos reguladores, que definem os padrões e critérios para a prática e a fiscalização da atividade médica e hospitalar, de acordo com a natureza dos documentos que devem ser assinados.

Para superar esses desafios legais, é necessário estar atento e atualizado sobre as leis e normas vigentes, bem como as suas alterações e atualizações, que podem ocorrer a qualquer momento.

Exemplos de documentos que podem ser nato digitais assinados principalmente pelos pacientes

Gerar documentos nato digitais, ou seja, que são criados, transmitidos, assinados e armazenados exclusivamente em formato eletrônico, sem a necessidade de impressão ou digitalização faz parte do processo sem papel.

Esses documentos têm validade jurídica, desde que sejam selados digitalmente, por meio de certificados digitais emitidos por autoridades certificadoras credenciadas pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI).

Alguns exemplos de documentos que podem ser nato digitais assinados principalmente pelos pacientes através da assinatura eletrônica, são:

• Termo de consentimento informado: documento que registra a concordância do paciente em realizar um procedimento médico, após ser informado sobre os riscos, benefícios e alternativas do mesmo.
• Declaração de direito de acompanhante: documento que autoriza o paciente a ter um acompanhante de sua escolha durante a internação, o parto ou o pós-parto.
• Autorização para uso de imagem: documento que permite o uso da imagem do paciente para fins de ensino, pesquisa ou divulgação, desde que resguardada a sua identidade e privacidade.
• Contrato de prestação de serviços: documento que estabelece as condições e os termos da relação entre o paciente e o prestador de serviços de saúde, como o médico, o hospital, o laboratório ou o plano de saúde.
• Recibo de pagamento: documento que comprova o pagamento do paciente pelos serviços de saúde recebidos, como consultas, exames, cirurgias ou internações.

Esses e diversos outros documentos podem ser gerados, enviados, recebidos, assinados e armazenados digitalmente, por meio de plataformas online, aplicativos móveis ou e-mails, de forma rápida, prática e segura.

O paciente pode assinar os documentos usando a assinatura eletrônica, sem necessidade de ter um certificado em formato token ou pendrive. Com isso, elimina a necessidade de impressão, transporte, armazenamento e descarte de papel, reduzindo os custos, os riscos e os impactos ambientais.

Conclusão

O paperless é uma tendência irreversível no setor de saúde e hospitais, que traz inúmeros benefícios para as instituições, os profissionais e os pacientes. No entanto, também implica em diversos desafios, que devem ser enfrentados com planejamento, investimento, capacitação, parceria e adequação.

Abandonar a utilização do papel não é apenas uma questão de tecnologia, mas também de cultura. Por isso, é preciso envolver e conscientizar todos os atores do setor de saúde e hospitais, para que esta seja uma realidade efetiva, eficiente e sustentável.

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